|
| Metodyka 4TG użytkowania i budowy modeli w arkuszu |
|
Strona 7 z 7
Przykłady z praktyki W praktyce gospodarczej jest wiele przykładów używania arkusza w sposób, który jest dobry tylko dla tworzenia małych modeli (systemów), ale jeżeli system zaczyna się rozrastać, to już stanowi problem. John Walkenbach w swojej książce: Excel 2003 Programowanie w VBA Wademekum Profesjonalisty pisze, że na początku większość aplikacji jest rozsądnie ukierunkowaną aplikacją (modelem) jednego użytkownika. Jednak z czasem modele są przekazywane innym osobom, które wprowadzają własne modyfikacje. Wraz ze zmianą wymagań i rotacją użytkowników dodawane są nowe części, a inne nie są używane. Bardzo szybko gubi się początkowy cel modelu i w efekcie nikt dokładnie nie wie, jakie są mechanizmy jego działania. Każdy, kto miał do czynienia z taką aplikacją (modelem) wie, że powinna być całkowicie przebudowana. John Walkenbach tego typu aplikacjom (modelom) nadał nazwę: ?spaghetti?. Metodyka 4TG pozwala uchronić się, w dość znacznym stopniu, przed tym destrukcyjnym procesem. Autor metodyki współpracuje na stałe z kilkoma firmami, w których osoby używające arkusz są na różnym poziomie wiedzy i umiejętności (użytkowników/projektantów). Wnioski stosowania arkusza są następujące: uzupełniana wiedza użytkowników, panowanie nad modelami funkcjonującymi w firmie powoduję, że czas modyfikacji modelu zdecydowanie się skraca, użytkownicy potrafią zmodyfikować model na tyle, aby przeprowadzić w nim symulację potencjalnego rozwiązania organizacyjnego lub wejść na kolejny poziom projektowania: tworzenia modeli optymalizujących zasoby. Dzięki standaryzacji rozwiązań łatwiej porozumieć się pracownikom, którzy tworzą i konserwują modele dla swojej firmy, łatwiej zrozumieć, przeanalizować zbudowany model przez inne osoby. I tu można dojść do kolejnego wniosku: istnieje konieczność realizacji funkcji koordynatora strumienia przepływu informacji w firmie mając na uwadze potrzeby biznesu, czyli takiej grupy pracowników, którzy rozumieją obieg informacji w firmie, dbają o niego, znają sposoby sterowania tym obiegiem oraz umieją zaprojektować i zrealizować potrzebne ogniwa takiego przepływu informacji. Koordynator powinien wiedzieć jakie strumienie informacji można otrzymać na podstawie funkcjonujących systemów rachunkowości finansowej i zarządczej, poświęcać czas i energię na modyfikacje i ułatwienia w pracy dla potrzeb rachunkowości zarządczej. W wielu firmach pewne odcinki tej funkcji pełnią projektanci, którzy budują modele (najczęściej tylko dla siebie lub działu w którym pracują, ale czasem zwracają uwagę na połączenia z innymi ogniwami elektronicznego obiegu informacji). Projektantom najłatwiej jest realizować funkcję koordynatora ponieważ znają organizację firmy, częściowo obieg informacji i częściowo narzędzie służące do budowania takiego obiegu dla potrzeb zarządzania: Excel.
Podczas rozmów z użytkownikami gotowych systemów (również zintegrowanych) i osobami decyzyjnymi w firmach bardzo często poruszany jest przez nich problem zależności organizacji firmy od narzędzia informatycznego. Często ze względu na funkcjonowanie wdrażanego systemu zintegrowanego zmienia się organizację firmy. Niestety, nie zawsze te zmiany są właściwe. Często powodują one utratę niezależności, co sprawia, że firma jest gorzej dopasowana do potrzeb klienta i okazuje się, że nie możne być w stosunku do niego tak bardzo elastyczna jak użytkownik sobie by tego życzył. Zasady oparte na sztywnych procedurach narzuconych przez system informatyczny powodują, że klient (nie tylko ten końcowy) bardzo często słyszy: ?niestety, nie możemy tego zrobić, bo system informatyczny nam na to nie pozwala?. To znaczy, że odrzucany jest interes korzystny obustronnie, bo system informatyczny blokuje niektóre możliwości poprzez to, że dominują procedury, a nie zdroworozsądkowe myślenie. Jednak, już można dostrzec pierwsze efekty innego podejścia do rzeczywistości. Szukanie rozwiązań wyjścia z tego typu problemów (ograniczania elastyczności firmy przez systemy zintegrowane, czy ISO) przez niektórych menadżerów doprowadziło ich do zainteresowania się metodyką 4TG użytkowania i budowy modeli w arkuszu. I okazuje się, że w wyniku współpracy powstają elastyczne narzędzia w postaci sparametryzowanego modelu, czy wręcz modele, w których parametrami są wzory (grupy wzorów).
Problem wyboru rozwiązania informatycznego jest nieco szerszy, bardzo często zastosowanie systemu zintegrowanego podnosi rangę firmy, buduje prestiż, co w przypadku sprzedaży firmy podnosi cenę. Niestety, przyjrzenie się bliżej rzeczywistości powoduje, że to są tylko wyobrażenia spowodowane postrzeganiem systemów zintegrowanych. W systemach zintegrowanych jest jedna ważna funkcjonalność: integracja danych. To nie ulega wątpliwości. Ale do wspomagania zarządzania w praktyce wykorzystywane są jednak, w większości firm (mimo funkcjonowania takich systemów), modele w arkuszu kalkulacyjnym. Główną przyczyną takiego stanu rzeczy jest elastyczność arkusza (w systemach zintegrowanych takiej elastyczności nie można uzyskać).
Na rynku jest miejsce również i dla organizacji skostniałych, jednak tylko do momentu dopóki będzie funkcjonowało społeczne przyzwolenie na to (będą klienci). Oczywiście z jednej strony efekt skali produkcji pozwala otrzymywać dodatkowe bonusy dużym firmom, które najczęściej wykazują niską prężność, ale to nie jest powód, żeby duże firmy nie mogły być bardziej elastyczne. Oznacza to, że trzeba zmienić sposób podejścia do problemu, właśnie takim narzędziem, które pozwala to zrobić jest między innymi arkusz. Należy mieć tylko nadzieję, że metodyka 4TG użytkowania i budowy modeli arkuszu przyspieszy ten proces, i że nie tylko elementy: ISO i systemy zintegrowane będą traktowane jako prestiż w firmie, ale również wiedza i umiejętności pracowników w rozwiązywaniu problemów, umiejętności tworzenia elastycznych rozwiązań za pomocą narzędzia: arkusza kalkulacyjnego, ponieważ takie umiejętności pracowników dla pracodawcy są gwarancją, że mają do czynienia z otwartym umysłem, tak bardzo cenionym w dzisiejszych czasach. Przecież to przede wszystkim pracownicy budują wizerunek firmy, a nie systemy informatyczne. Tomasz Głuszkowski:
|